お客様からお問い合わせがあった時、塗装屋が一番最初に提出する正式な書類は見積書ではないでしょうか。見積書はお客様が他の競合他社と価格を比較する際や工事内容を把握するためにも活用されます。そんな時、お客様にとってわかりやすい見積書を提出することができれば、信頼度が上がり、案件受注に繋がるでしょう。今回は信頼される塗装屋の見積書の書き方や見積書を書く際に気をつけるポイントなどについて徹底的に解説していきます。
見積書に最低限記載する項目
まず、初めに、見積書に最低限記載すべき項目について解説していきます。
見積書に最低限記載すべき項目は、
- 宛名
- 差出人の名前
- 見積書の通し番号
- 発行日
- 納期や支払い条件、有効期限など
- 見積もりの内容
- 各項目の小計、消費税、合計金額
- 備考欄
があります。それぞれについて詳しく解説していきます。
①宛名
まず一番最初に記載するのが宛名です。宛名にはお客様の名前、もしくは取引先の会社名を記載します。会社名やお客様の名前とともに住所などの所在地も記載するようにしましょう。また会社名を記載する際、場合によっては担当部署や担当者名まで記載する必要があります。記載する順番はまず初めに、会社名もしくはお客様名を記載し、その後必要に応じて担当部署や担当者名を記載します。最後に住所を記載するようにしましょう。
②差出人の名前
次に差出人の名前を記載します。差出人には会社名のみを記載する場合や担当者名まで記載する場合などもあります。状況によって書き方が違いますが、できるだけ宛名と同じような記載内容にするといいでしょう。また宛名と同じように、差出人の住所も記載します。さらに差出人の場合は、電話番号まで記載しましょう。電話番号まで記載することで見積書の内容に疑問や不安があった場合、すぐにお客様が連絡を取れるようになります。
③見積書の通し番号
見積書の通し番号を記載しましょう。通し番号を記載すると、後から内容を確認したい時などに探しやすくなります。見積書作成ソフトを使う場合は、自動で通し番号を発行してくれるようになります。
➃発行日
次に見積書の発行日を記載します。見積書には見積もりに対する有効期限を設定する場合があります。その有効期限を設定するためにも発行日は必要となりますので、必ず発行日も記載するようにしましょう。
➄納期や支払い条件、有効期限など
納期や支払い条件、有効期限などの記載も必要です。例えば、価格の変更や期限を過ぎてからの申し込みといったトラブルが発生することがあります。そういったトラブルを防止するためにも、納期や支払い条件、有効期限の記載が必要になります。有効期限の設定には法的な義務はありません。一般的に2週間から6か月の間に設定されているので、それを目安に設定するといいでしょう。
➅見積もりの内容
品目名や単価、個数、合計を記載するのが見積もり内容となります。見積もりの内容は、お客様にとって分かりやすく、正しく記載することが第一となります。特に相見積りの場合は、お客様はこの見積り内容と金額を比較して、どの会社に工事を依頼するか検討することが多いでしょう。「塗装工事一式」と記載するのではなく、工程ごとに作業内容を記載し、数量や平米計算で金額を出すようにしましょう。また、塗料についてはどの塗料を使うのか、なんという商品なのか、どれくらい使うのかまで分かるように記載するのがおすすめです。これらの項目を細かく記載することで、お客様からの信頼感や安心感を得られるようになります。
⑦各項目の小計、消費税、合計金額
見積もり内容が詳しく記載できたら、最後に各項目の小計と消費税合計金額を記載します。小計欄にはそれぞれの項目の消費税を抜いた合計金額を記載します。消費税にはそれぞれの項目にかかる消費税を合算した金額を記載します。最後に合計金額の欄に小計と消費税を合算した金額を記載します。
⑧備考欄
備考欄には、全体にかかわる補足説明やお客様に伝えるべき条件などを記載します。特に記載がない場合は、短い挨拶文でも大丈夫です。具体的には「お振込み手数料はお客様負担にてお願い致します」、「保証期間〇年」、「工事に必要な電気、水道については、お客様のものを使用させていただきます」といった記載をすることがあります。
わかりやすい見積書にするために記載するべき項目
見積書はお客様にとってとても重要な書類になります。そのため、わかりやすい見積書を作成できるかどうかで、案件受注率も変わってきます。以下、わかりやすい見積書にするために記載するべき項目を紹介していきます。
工程ごとに細かく記載する
外壁塗装には足場設置や高圧洗浄、養生、下塗りから上塗りまで様々な工程があります。それぞれの工程でどのぐらいの費用がかかるのか、細かく記載するとお客様にとって分かりやすい見積もりないようになります。また、工程ごとに細かく記載することで、事前に塗装にどのような工程があるのか伝えることができます。見積もりは工程ごとの細かい記載も心がけましょう。
塗料名の記載をする
次に使用する塗料の詳しい内容を記載しましょう。外壁塗装に使用する塗料はメーカーや商品によって様々なものがあります。どの塗料を記載するのかはっきり分かるようにしましょう。特に「オリジナル塗料｣と記載すると、どんな塗料が不明確でお客様から警戒心を持たれてしまう可能性もあります。お客様が他の塗料と比較しやすいようにするためにもメーカー名や商品名まで記載するようにしましょう。
数量や平米計算で記載する
次に使用する塗料の数量や塗装平米まで計算して記載するようにしましょう。特に塗装面積は坪計算にすると同じ床面積でも高さによって塗装面積が大きく変わってきます。そのため塗装面積の見積もりは平米数で出すと、お客様にとって分かりやすくなります。
保証期間の記載をする
最後に保証期間の記載をするようにしましょう。外壁塗装においては、予期せず施工不良といったトラブルが発生することもあります。お客様はそのようなトラブルに対しても警戒心があるので、塗膜が剥がれた時に無償で補償する保証内容とその期間を記載しましょう。見積もり内容が同じでも、保証期間の有無によってお客様の依頼する施工会社が変わることがあります。保証期間を記載すると、お客様に安心感をもってもらえます。
見積書の具体的な作成方法
見積書に記載すべき項目は、ここまでで説明してきましたので、ご理解いただけたかと思います。次にそのような項目を記載した見積書はどうやって作成していけばいいのかについて詳しく説明していきます。
市販の見積書用紙で作成する
一つ目の見積書作成方法が、市販の見積書用紙で作成することです。紙の見積書用紙は文房具店や100円ショップなどで購入することができます。手書きで記載するだけなので、手軽に記載することができますが、お客様に見積書を手渡す前にコピーして写しを保管しておく必要があります。また紙媒体だとかさばるので後から管理することが大変になる可能性もあります。
ExcelやWordで作成する
見積り書をExcelやWordで作成することもできます。ExcelやWordを使った見積書の作成は、従来からよく利用されてきました。ExcelやWordに使用する見積書のフォーマットはインターネットで検索して自分の使いやすいものを無料でダウンロードすることもできます。用途に合わせて適切なものを選んで使いましょう。
会計ソフトで作成する
見積書を作成する会計ソフトを使用するという方法もあります。会計ソフトは項目を入力するだけで簡単に見積書作成するだけでなく、その他にも便利な機能がたくさんあります。見積書などの書類作成にかかる時間や手間を省きたいという方に特にオススメです。以下、見積書を作成することができる会計ソフトを大きく3つ紹介します。それぞれの会計ソフトの特徴を把握して、自分に合ったものを選ぶといいでしょう。
Freee
Freeeは上限3名までのミニマムプランで月額2380円で使うことができます。また30日間の無料お試し期間があるのでお試しで使ってみたい方にはオススメです。Freeeは法人向け会計ソフトの中の見積書作成項目で見積書を必要する作成することができます。モバイル対応しているのでスマホから操作することもできます。見積書を作成すると自動的に売掛金も登録されるので入金管理なども行いやすいという特徴があります。
Money Forward クラウド
Money Forward クラウドは上限3名までで、月額3980円で使用できます。またこちらもFreee同様1ヶ月間のお試し無料期間があります。見積書を作成し、受注が決まると納品書や請求書に自動的に変換できるので納品書や請求書を作る時間を省くことができます。また、決算書や銀行クレジットカードなども無料で取り込みができるので利便性の高い会計ソフトになっています。
MISOCA
MISOCAは一名だけなら無料プランで利用できます。また取引先も制限なく登録することができます。見積書や納品書の作成に制限はありませんが、請求書を作成するには月5通までという制限がかかっています。プランによっては2名または5名と利用できる人数が変わります。
わかりやすい見積書を作る塗装屋は信頼される
いかがだったでしょうか。今回は塗装屋の見積書の作成方法について紹介しました。お客様から信頼されるためには、わかりやすい見積書を作ることが必須です。見積書には簡単に外装工事一式と記載するのではなく、工程ごとの細かい記載や塗料の商品名なども記載するようにしましょう。また、見積もり書作成をより簡単に行うようにするには会計ソフトの利用もおすすめです。うまく活用して分かりやすい見積書作成に役立ててみてください。
