請求書は個人事業主や企業が収入を得るために欠かせないものです。請求書が報酬を得るために重要なことは外壁塗装業者にとっても変わりません。しかし、建設業の請求書においては、他の業種では使われないような言葉が使われることがあります。また、請求書は記載の仕方などを間違えると正しく請求できないこともあります。
今回は外壁塗装における請求書に必ず記載するべき項目や送付の仕方についても徹底的に解説していきます。
請求書とは
そもそも請求書とはどのようなものを指すのでしょうか。
外壁塗装においては、塗装工事など施工を提供した場合にお客様からその対価を支払ってもらうために発行する書類のことを指します。似た言葉に見積もり書や納品書といった言葉もありますが、それらとは区別されます。請求書はお客様に支払いを請求するだけでなく、実際に取引を行ったという証明をするものにもなります。未払いなどによるトラブルを防止するためにも重要な書類になります。請求書には振込先や金額支払期限など記載するべき事項が定められています。正しい請求書の書き方を理解し、作成・発行するようにしましょう。
請求書を作成する理由
請求書には、発行者や請求先だけでなく、施工内容や商品などを明確に記載します。また金額なども合わせて記載するようにします。こうすることで取引があったことを証明するものになるのです。未払いなどの支払いに関するトラブルを防止するだけでなく、税務調査の時に支出の証明に役立つので必ず発行するようにしましょう。電子化請求書にすると、過去の請求書を探しやすくなり、書類整理の手間や書類をなくすといった心配もありません。また会計ソフトを使用すれば送付まで自動的に行ってくれるサービスもあるので事務作業にかかる手間を省くことができます。
請求書に必ず記載する5項目
請求書には必ず記載する必要のある項目があります。以下請求書に必ず記載する項目を以下5つ紹介します。
①請求書を発行する側の会社名(個人事業主の場合は個人名)
一つ目は、請求書を発行する側の会社名です。法人でない場合は個人事業主の名前を書きます。
また会社名や個人名を記載する場合は電話番号や住所、メールアドレスまで記載するのが一般的となっています。誰が発行したのか、その発行元が分かるように必ず記載しましょう
②請求先の会社名もしくは個人名
2つ目に記載すべき項目は、請求先の会社名もしくは個人名となります。請求先の会社名と個人名以外には、請求先の住所や部署担当者名まで記載するとよりわかりやすくなるのでオススメです。また部署名を記載する場合は、部署名の後に「御中｣を使うようにしましょう。担当者など人名を記載する場合は、名前の後に「様」を記載するようにしましょう。請求書を発行する側の情報とともに、請求先の情報も非常に重要な項目になります。間違いのないよう記載しましょう。
③取引年月日
次に取引年月日を書きます。この取引年月日には請求書の発行日を記載するのが一般的になっています。ただし、取引先によっては違う場合もあるので、事前に確認するようにしましょう。初めて取引する場合は、請求書を発行する前に取引先に確認しておくのが良いでしょう。
➃取引内容
次に取引内容を記載していきます。外壁塗装であれば工事の内容や塗料の単価、数量などを分かりやすく明記するようにしましょう。お客様に安心してもらうためにも、取引内容は詳しく記載するといいでしょう。
➄税率ごとに分けて記載した金額
最後に、税率ごとに分けて記載した金額を記載します。2023年10月1日からスタートする、インボイス制度には、品目ごとの税率を明記する必要があります。今のうちからインボイス制度に対応した請求書を作成できるようにしましょう。
税率は通常の場合10%、軽減税率の対象となる場合は8%となります。それぞれの税率ごとに金額を分けて記載しましょう。
請求書に記載しておいた方がいい項目
請求書にはお客様に請求内容をよりわかりやすく伝えるためや支払いをスムーズにするため、請求書の管理をしやすくするためにも記載しておいた方がいい項目があります。以下3請求書に記載しておいた方がいい項目を3つ紹介します。
請求書番号
請求書には請求先や発行者の方で請求書を管理しやすくするよう通し番号をつけるようにするといいでしょう。特に複数枚の請求書を送る場合は必ず管理番号を記載するようにすると良いでしょう。
支払期日
次に支払期日を明記しましょう。支払期日はあらかじめ取引先と契約の際に確認し、「〇日締め〇日払い」や「〇年〇月末」といったように記載すると良いでしょう。振込手数料を先方に負担してもらう場合は、「振込み手数料は負担をお願い致します。｣といった注意書きもここで添えるようにしましょう。
振込先
最後に振込先を記入します。振込先は金融機関名、支店名、口座番号や口座の種類、名義を記載しましょう。振込担当者の手間をはぶく為に、銀行コードや指定コードも書いておくと良いでしょう。
建設業で記載をする人工費とは
建設業においては他業種では記載しない、人工費を記載することがあります。人工費とは技術費と人件費を合わせて盛り込んだ費用のことを指します。例えばスタッフ1人が1日3万円の費用で働いた場合、実務時間が何時間であるかに関わらず人工費は「3万円」と記載します。2人が4日間働く場合は8人工といった呼び方をします。人工費を記載する場合は、働いた人数と日数も合わせて記載するようにしましょう。また他の項目と同様に単価と消費税、税込の小計を記載します。
請求書を作成する方法
請求書に記載する項目は、分かりましたでしょうか。次に請求書はどうやって作成したらいいのかについて紹介していきます。請求書を作成する方法は市販の請求書用紙で作成する方法とExcelやWordで作成する方法、会計ソフトで作成する方法があります。それぞれについて詳しく紹介していきます。
市販の請求書用紙で作成する
紙の請求書用紙は1000円ショップや文具店などで購入することができます。この紙の請求書用紙は必要事項を記載するだけで手軽に制作できますが、控えをコピーして保管しておく必要があります。また同じ取引先に今後も継続して請求する場合は、名前や住所などその都度同じ情報を入力しなければいけないので不便なこともあります。そういった場合は以下で紹介するExcelやWord、会計ソフト等を活用するといいでしょう。
ExcelやWordで作成する
ExcelやWordでも請求書を作成することができます。請求書のテンプレートは付属しているものもありますし、インターネット上で検索して、自分が使いやすいものをダウンロードすることも可能です。画像を挿入することができるので、印鑑やロゴマークも簡単に記載することができます。
会計ソフトで作成する
会計ソフトで請求書を作成することもできます。請求書制作サービスは金額や請求先といった必要な項目を入力するだけで簡単に請求書を作ることができます。また、請求書だけではなく、納品書や見積書といった他の書類も一括で管理できるので、管理しやすくなるでしょう。同じデータを何度も入力する手間が省け、さらにサービスによっては請求書の郵送まで行ってくれることがあるので、利便性が高いのが特徴です。
請求書の送り方
最後に作成した請求書はどのように送ればいいのかについて説明します。請求書はメールなどで送る他に郵送することもできます。それぞれについて注意点もあわせて紹介していきます。
メールなどデータで送る
ExcelやWord、会計ソフトで請求書を作成した場合は、メールなどの電子媒体で請求書を送ることがおすすめです。ただし、取引先によっては、原本の送付が必要となる場合もあるので、事前に取引先に確認してからメールで送るようにしましょう。メールで送る場合は、ExcelやWordを一旦PDF化してから送りましょう。PDFは編集しにくくトラブル防止につながります。また会計ソフトを使った場合は、サービスによって自動の送付機能が付いている場合があります。送付日時を設定するだけで自動的に送付してくれるので、何枚も請求書を作成しなければならない場合に活用できます。
郵送する
紙の請求書用紙を使った請求書や、ExcelやWord、会計ソフトなどで作成した請求書をコピーして郵送するという方法もあります。紙媒体にして請求書を郵送する場合は、請求書に送付状を同封することやＡ4サイズで出力し、三つ折りにして封筒に入れること、新書の送付が可能な普通郵便もしくはレターパックを使うことに注意しましょう。
請求書は作成方法をきちんと抑えて間違いのないように！
いかがだったでしょうか。今回は外壁塗装の請求書の作成やず記載するべき項目、送り方についても解説しました。外壁塗装において、請求書は塗装工事やサービスを提供した場合に、その対価を支払ってもらうために非常に重要です。また、外壁塗装のように、建設業においては人工費を記載することも必要になります。正しい請求書の書き方を理解し、間違いのないように請求書を作成するようにしましょう！
